イベント費用は「本体以外」も含めて比較する

最初に、予算の対象をそろえます。出演・材料などの企画費だけか、交通・搬入・音響・運営スタッフ・撤去まで含むのかで見積額の意味が変わります。税込・税別も合わせて確認します。

来場見込みと実際に体験できる人数を分けて考えます。配布物なら予定数量と予備分、体験なら枠数と同時参加数が主な条件になります。来場者全員に提供するのか、事前に上限を告知するのかも決めておきます。

会場にある机、椅子、電源などを使える場合も、配置・運搬・片付けを誰が担当するかは別の確認事項です。施設の備品を使えることだけを理由に運営費を省かないようにします。

追加料金の条件とキャンセル条件を同時に確認します。雨天変更、時間延長、配布数の追加、駐車料金など、当日判断が必要な項目には担当者と承認方法を決めておくと運営が安定します。

相談前のチェックリスト

このガイドは企画・運営の検討用です。具体的な条件は会場管理者・提供者と個別に確認します。